1、來訪前備案
短期外專來訪前，請按照國際合作與交流處主頁—辦事指南—外專聘請的要求進行備案；
短期外專機票不得由外國專家自行購買，校內邀請人憑備案表和借支憑證到財務處借支票或匯款購買。
2、到訪后準備報銷材料
（1）《中國石油大學（北京）短期外國專家聘請備案表》，需加蓋國際合作交流處公章；
（2）在財務處主頁—下載中心中，下載填寫《外籍專家短期來華訪問費用報銷單》；
（3）來訪專家護照的首頁、簽證頁，出入境記錄頁；
（4）電子客票行程單和驗真單（無法驗真的請提供登機牌），其他費用（如住宿、簽證費）發票；
（5）以上材料（3）（4）需要外專、經費負責人、經手人簽字確認；如材料中有國外發票，還需要國際合作交流處相關人員審核簽字；
（6）請將以上材料以票據粘貼單大小為標準，整理粘貼整齊；
3、到新綜合樓南樓二層財務處辦理報銷手續
報賬時請攜帶經費卡、報銷材料，結算資金通過網銀轉賬直接打入經費卡負責人工資卡或部門公務卡中。