關于集中開展“十二五”縱向項目歸檔工作的通知（第一批）
來源：項目一科 作者：王靜嫻 發布日期：2016-09-08
各學院（研究院）及相關項目負責人：
根據《中國石油大學（北京）科研項目管理辦法》規定，以及在各種檢查、巡視中出現的科技檔案材料不規范的情況，為加強學?？萍紮n案規范化管理，學校決定集中開展縱向項目以及衍生外協項目的歸檔工作，現就相關事宜通知如下：
一、歸檔范圍
1.2011-2015年簽訂的已完成縱向項目；
2.“十一五”期間（2006-2010）立項并“十二五”期間（2011以來）完成的重大縱向項目；
3.2011-2015年簽訂的已完成縱向項目衍生外協項目；衍生外協項目作為來源縱向項目重要組成部分，應與來源縱向項目一起歸檔。
二、歸檔期限
本次集中歸檔工作截止日期為2016年11月30日。
三、歸檔材料
（一）縱向項目
1.項目立項類材料：申請書（申報書）、立項批復材料等；
2.任務合同類材料：如任務書（合同書、協議書等）、預算書、任務調整方案、各類變更材料等材料原件；
3.技術研究類材料：如開題論證報告、中期檢查報告、年度報告、技術研究報告、實驗原始記錄等；
4.財務經費類材料：如預算調整、結題決算報告、審計報告以及財務驗收材料等；
5.驗收結題類材料：如結題/驗收報告材料、驗收意見（含驗收專家組名單）等材料原件；
6.其他材料：成果登記表、卷內備考表、卷內文件目錄、科研項目歸檔確認表等（具體見附件2）。
注意：在縱向項目在實施過程中，不一定包含上述1-5部分列示的全部材料，歸檔具體材料視實際有無情況提供，但歸檔至少包括合同書（任務書）、研究報告、驗收意見等材料。
（二）衍生外協項目
外協單位資質審查表、外協合同、研究報告、審批表（科研管理系統運行后的項目沒有此表）、結題登記表、各種開題/驗收材料；卷內備考表、卷內文件目錄、科研項目歸檔確認表等與來源項目一并填寫。
四、歸檔流程：項目歸檔具體流程見附件3。
五、其他事項
1. 我校作為合作單位承擔的專題研究任務，若上級部門無專門針對專題研究任務出具驗收意見，可使用上一級課題驗收意見進行歸檔。按照檔案管理要求，驗收意見應為原件，若甲方只有一份原件，要求甲方在驗收意見復印件加蓋紅章。
2.技術研究報告用章說明：由學院開具用章證明到綜合樓A102加蓋學校公章。技術報告原則上不得包含決算，若包含決算，需先加蓋財務決算章后，方可加蓋學校公章。
3.本次集中歸檔后，今后如有審計、檢查、巡視等情況，所有項目相關材料均到檔案館調取。
4.對于由于各種原因不完成歸檔的項目，負責人應提供承諾書（附件4），今后如有審計、檢查、巡視情況，項目材料由負責人自行提供。
5.本次歸檔工作由專人按照具體項目類別分別負責，辦公地址綜合樓A1213房間，電話：89735032。具體分工如下：（1）李杰：負責國家級項目、教育部基金、北京自然基金以及部分各種人才計劃項目；（2）馬英華：負責軟科學類、省部級科技項目、開放課題項目等。
附件：（全部附件通過學院單獨下發）
1、待歸檔項目清單（第一批）
2、歸檔需要表格
3、項目歸檔具體流程
4、科研項目不歸檔承諾書
科學技術處
檔 案 館
2016年９月12日
