各學院（研究院）：

為促進我校學術交流，提升我校在國內外學術界的影響力，學校將擇優資助我校主辦或作為主要承辦方承辦的大型學術會議。為做好2018年學校舉辦學術會議資助申報工作，現將有關事項通知如下：

一、資助范圍  

1、資助的國際會議要求會議代表在100人（含）以上，原則上國外會議代表應占會議人數的10%以上。境外參會人員國別不少于兩國。應符合教育部《關于在華舉辦國際會議管理辦法的實施細則（試行）》相關規定，需經過國際合作與交流處到教育部備案，并獲得教育部批文。

2、資助的大型國內會議要求會議代表在300人（含）以上，原則上我校教師代表人數應少于會議人數的20%，會議學生代表人數應少于會議人數的30%。

3、會議資助的申請人應為中國石油大學（北京）正式人員。

4、本年度資助會議召開的時間應在2018年1月1日至2018年12月31日之間。

二、申報程序及材料

1、我校國際學術會議資助實行申請制度。申報需準備如下材料：

①申請人將辦會計劃報送至所在院（部），填寫《中國石油大學（北京）舉辦學術會議資助申請表》（見附件1），并提交至所在院（部）。

②各院（部）通過初審后，12月31日前向科學技術處提交《中國石油大學（北京）舉辦學術會議資助申請表》（見附件1）、《學院（研究院）推薦公函》（附件4）和會議背景材料各1份，同時將電子版發送到科學技術處聯系人。

2、科學技術處將舉辦學術會議申請匯總審核后，提交校學術委員會審議。根據每年學術交流計劃的總體情況及該申報會議的評審情況，確定資助舉辦會議名單。

3、具體申報流程可參見附件5。

三、資助標準

1、資助經費包括會議場地租金、會議材料印刷費和市內交通費。

2、會議資助參照如下標準，按照實際正式注冊參會人員確定資助費用最高額度，并以實際發生費用為準。

中國石油大學（北京）舉辦會議資助標準

*會期半天時資助標準按全天的70%計算；會期超過3天時，只資助3天會期費用。

四、注意事項

1、獲批資助舉辦的學術會議需在舉辦前1個月向科學技術處提交會議代表參會名單、會議議程、會議預算、會議通知等相關材料及教育部批示文件。未及時提交以上材料的，視為自動放棄資助。

2、會議結束后1個月內，會議的負責人需向科學技術處提交會議總結（附件2）和會議費用報銷單（附件3），經科學技術處審批后，予以報銷。

3、獲得學校資助資格的學術會議，未能如期舉辦的，自動取消資助資格。

如有不明事宜，請與科學技術處聯系。

聯 系 人：王 竹 君

聯系電話：89733055　

聯系地址：主樓A1216

                            科學技術處 

二〇一七年十二月六日