第一章 總則
第一條 為加強預算管理，提高資金使用效益，規范事業經費報銷工作，根據國家有關財經政策及財務制度，結合我校實際情況，制定本規定。
第二條 中國石油大學（北京）事業經費是指除科研經費及財政專項經費外的所有經費，主要包括撥付給各部門的運行經費、校內專項經費、北京市撥款、各類辦班及代管經費等。
第三條 各單位在向財務處提出資金支付（報銷或借款）申請前，必須確保所需經費已落實。在支付審核階段，對于預算落實、審批手續齊全、單據齊全的資金支付申請，財務處按規定權限簽字審批。各級審批人應履行審批簽字的權責，簽字時應使用親筆簽名，不得使用手簽章。
第四條 同一經濟事項嚴禁以各種理由或名目拆分，原則上不可多個項目分攤同一筆費用。
第五條 根據國有資產管理處《采購管理辦法（試行）》，金額超過3萬元（含）的貨物、服務支出，須簽訂書面合同，合同上必須由雙方法定代表人或委托代理人簽字蓋章，供方應加蓋法人單位公章或合同章，我方必須加蓋學校各類合同章，注明簽署合同的日期。按規定需簽訂書面合同的,除外協費外，付款時均需提供合同復印件，沖銷借款時可不再附合同，3萬元-20萬元還需提供詢價報告，超過20萬元（含）還需要提供中標通知書。
第六條 事業經費報銷時應登陸財務處“綜合財務信息平臺-自助報銷系統”，選擇正確的業務類型，錄入完整的報銷信息，事由言簡意賅，報銷電子發票需錄入票號，特殊情況在備注中說明。出差人員信息應錄入姓名、職稱或職務，以便核對交通工具和住宿標準。首次給校外人員發放勞務或專家咨詢費時，需在勞酬發放系統中錄入姓名、證件號碼（身份證、護照號等）、銀行卡號、開戶銀行等信息。填報人應按照系統提示逐步填寫，完成后打印出報銷單或申報單，粘貼在報銷材料的最上面，以供財務制單使用。
第七條 票據一般指稅務發票、財政收據。發票抬頭為：中國石油大學（北京）。發票票面應包括以下要素：稅務監制專用章（或財政監制專用章）、收款單位發票專用章或財務專用章、所購物品或所接受服務全稱、物品的數量、單價、金額等。凡有下列情況之一的票據，一律不予報銷：
1.單位自制的內部收據（學校內部非法人獨立核算單位除外）、白條；
2.發票專用章或財務專用章不規范；
3.發票票面殘缺、金額大/小寫不相符；
4.發票有涂改、字跡不清楚、書寫不規范；
5.發票商品名稱為圖書資料、辦公用品、耗材、電腦配件、試劑、加工費、測試費等統稱，沒有附加明細清單的（清單需加蓋收款單位印章）；
6.開具內容與經營范圍不符的發票（或收據）；
7.不符合國家規定的其他發票。
第八條 事業經費報銷取得的票據必須真實反映經濟業務活動，并對票據的真實性、合法性負責。同一天同一商家采購同類物品開具若干發票的，無論是否連號均視為同一張發票管理；同一商家采購同類物品開具連號發票的，無論是否同一天均視為同一張發票管理。
第九條 用于報銷的發票丟失的，可使用開票單位發票記賬聯復印件并加蓋發票專用章，附發票丟失說明，并由經辦人和部門主管領導簽字后按照電子發票報銷。
第十條 報銷單據須統一使用財務處報銷粘貼單，粘貼整齊、美觀、分類清楚，數字計算準確。
第十一條 財務人員在報銷過程中要認真審核原始票據,發現問題或有疑議時，可要求報銷人員提供補充資料。
第十二條 屬于《中央預算單位公務卡強制結算目錄》范圍的支出以及小額材料費和測試化驗加工費等，應按照規定使用公務卡結算或者到財務處辦理銀行轉賬。因不具備刷卡條件且金額小于1000元的上述支出，經財務處批準可以暫不使用公務卡結算；金額超過1000（含）元的，須辦理銀行轉賬。收款單位與發票開票單位信息應相符。
第十三條 住院借支票按照支票金額的10%收取押金，出院報銷后，押金退還本人。
第十四條 支票、匯票丟失，造成經濟損失的，由責任人承擔有關損失。
第十五條 事業經費借款，每部門限借3筆。借款后應及時辦理報銷手續。
第十六條 1000元（含）以上的稅務監制發票須附驗真單方能報銷。出差、出國費用在事項結束后30個工作日內報銷完畢。當年的發票，最晚應于次年4月30日前報銷完畢，逾期不予辦理。
第十七條 為了保證資金安全和財產不受損失，原則上要求各單位前來財務處辦理相關業務的人員是本單位正式職工，如果為學生和自籌經費聘用人員，一旦發生經濟損失和經濟糾紛，由用人單位領導承擔相應的責任。
第二章 細則
第十八條 機票、火車票、客車票以非北京為起始地往返的，應附情況說明。機票應在政府采購機票管理網站、具有政府采購資質的航空公司直銷機構、機票銷售代理機構購買。機票報銷須附機票驗真單，驗真單上應包含姓名編號、金額、機票已使用等內容；學生實習、出差等不得乘坐動車臥鋪。
第十九條 出差期間使用私家車或搭乘其他單位的車輛產生的車輛相關費用不予報銷。無城市間交通費，有住宿發票的，按照住宿發票發放差旅補助；無城市間交通費和住宿發票的，不予報銷差旅費用。
第二十條 對于學生實習、社會實踐等必須要租車前往的，經各二級單位和財務負責人審批，同時須附車輛租賃合同或協議。
第二十一條 因公出差的交通意外傷害險應隨機票、車票等同時報銷；除特殊需要，如：學生實習、體育比賽、學生出國等確需購買保險情況外，其他商業保險費一律不予報銷。
第二十二條 凡因出差預定機票、車票的訂票手續費，按規定給予報銷；因行程取消等產生的退票費附說明后報銷。
第二十三條 因公務在北京市乘坐公共交通工具產生的市內交通費據實報銷，不得采用預存款如一卡通等形式進行報銷；出租車發票為同一輛車、時間連續等不合理情況將不予報銷；高速通行費須與對應的出租車票一起報銷；北京市往返飛機場、火車站等產生的交通費需要注明事由，如為出差，則需要與差旅費一同報銷，不可作為市內交通費單獨報銷；網絡約車費用報銷時需附行程單明細，如行程與公務無關，不予報銷。
第二十四條 除保留公務用車的單位外，均不得報銷燃油費。
第二十五條 參加會議、培訓等發生的費用報銷，須附會議或培訓通知，通知內容應包含：會議時間、開會地點、參會人員、會議內容、會議費標準，并加蓋主辦方公章，以郵件形式通知的，應將郵箱頁面一并打印。會議由第三方公司承辦的，須在會議通知中體現，保證發票開出單位印章與會議通知中一致。
第二十六條 我校與其他單位共同舉辦會議，承擔費用須有相關文件或通知，若通知形式為郵件通知的，應將郵箱頁面一并打印，報銷時須列明承擔費用的明細。
第二十七條 因邀請專家講學、調研等產生的異地到京交通費，按照差旅費標準報銷，不再發放補助；邀請赴外地的城市間交通費按照差旅費標準報銷，若已發放相關勞務費，則不予發放補助。因邀請專家發生的相關餐食費用，參照《中國石油大學（北京）公務接待管理辦法（修訂）》、《中國石油大學（北京）工作用餐管理辦法》、《中國石油大學（北京）外賓接待經費管理辦法》等學校相關規定報銷。
第二十八條 出國人員報銷出國費用時須提供以下材料：
1.學校教職工須提供北京市政府任務批件、出票告知單、預算；學生須附《中國石油大學（北京）學生出國（赴港澳臺）任務批件》、出票告知單、預算；
2.護照首頁、簽證頁及進出境記錄頁復印件；
3.各類票據（須用中文注明開支內容、日期、數量、金額、幣種等重要信息）等。
第二十九條 因舉辦活動等需要配備食品作為工作餐的，參照《中國石油大學（北京）工作用餐管理辦法》辦理。
第三十條 按照上級或學校文件慰問離退休人員等發生的費用，附相關文件、慰問名單，在慰問標準內報銷；若文件中未列明標準，則慰問標準應不超過300元/人·次。
第三十一條 發放評審費、咨詢費等勞務費，活動獎金、補助等原則上均須發放至本人賬號，報銷時應提供發放說明及收款人的正確賬號及開戶行信息。發放外籍人員的勞務費，須提供《中國石油大學（北京）短期外國專家聘請備案表》、酬金發放表、外籍人員護照首頁復印件、簽證頁復印件及出入境記錄等。
第三十二條 按照相關文件、要求等評選產生的個人、集體獎勵，個人獎勵可以直接發放至個人，集體獎勵按要求使用，未明確資金使用方式的，可由獲獎集體提出使用方案。
第三十三條 學生實習發放的學生實習補助、夏令營等學生活動中發放給參加活動學生的誤餐補貼、通訊補貼等補助性質支出，須經過有關部門領導簽字，經辦人、領款人逐一簽字后方可辦理，直接發放至領款人本人銀行賬戶。
第三十四條 發放各類勞務費，獎金等時，按稅法規定扣繳個人所得稅。
第三十五條 發放各類獎學金時，根據獎學金管理權限，由學工處、團委負責人或院領導簽字，專人報銷。
第三十六條 在經費使用范圍內，境內論文版面費報銷須提供錄用通知或繳費通知、發票及論文首頁；境外論文版面費報銷須提供錄用通知或繳費通知、支付記錄、形式發票或收據、論文首頁以及支付當日中國銀行外幣兌換人民幣現匯賣出價，其中外文材料需提供重點內容的簡要翻譯。如論文錄用單位與發票開具單位不一致，須提供相關材料說明。
第三十七條 除固定辦公電話外，其他電話費一律不予報銷，報銷時應附費用明細，預存電話費一律不予報銷。
第三十八條 自行繳納專利申請費的，報銷時須提供國家專利局的繳費通知單；委托代理機構辦理的，提供收費通知單。專利申請費報銷時須附預算，專利年費不予報銷。
第三十九條 在校內實驗室、車隊、印刷廠等內部結算單位發生的相關費用，附結算單位的結算單據進行校內經費報銷。
第三章 附則
第四十條 對于違反本規定的經濟行為，嚴格按照《中國石油大學（北京）關于違反財務報銷及財經紀律的處理規定（暫行）》（中石大京審〔2015〕7號）有關規定處理。
第四十一條 本規定自發布之日起實施，原《中國石油大學（北京）事業經費報銷實施細則》（中石大京財〔2014〕8號）、《中國石油大學（北京）加強財務管理的若干規定》（中石大京財〔2005〕12號）廢止。學校其他部門修訂相關文件，按照新文件執行
第四十二條 本規定由財務處負責解釋。