第一章 總則
第一條 為加強預算管理，提高資金使用效益，規范專項經費報銷工作，根據國家有關財經政策及財務制度，結合我校實際情況，制定本辦法。
第二條 中國石油大學（北京）專項經費是指財政部門、上級單位或其他單位撥給學校，用于完成專項工作或工程，并需要單獨核算的資金。所有專項經費嚴格按照項目預算或項目任務書的要求執行。專項經費的結轉及結余管理按照財政部、教育部的有關規定執行。通過國庫零余額賬戶下達的專項經費須按照財政部、教育部及學校有關國庫資金支出的有關規定執行。
第三條 專項資金須?？顚Ｓ?，各單位在向財務處提出資金支付（報銷或借款）申請前，須確保所需經費已落實。在支付審核階段，對于預算落實、審批手續齊全、單據齊全的資金支付申請，財務處按規定權限簽字審批。各級審批人應履行審批簽字的權責，簽字時應使用親筆簽名，不得使用手簽章。
第四條 同一經濟事項嚴禁以各種理由或名目拆分，原則上不可多個項目分攤同一筆費用。
第五條 根據國有資產管理處《采購管理辦法（試行）》，金額超過3萬元（含）的貨物、服務支出，須簽訂書面合同，合同上必須由雙方法人或委托授權人簽字蓋章，我方必須加蓋學校合同章，注明簽署合同的日期。按規定需簽訂書面合同的,除外協費外，付款時均需提供合同復印件，沖銷借款時可不再附合同，3萬元-20萬元還需提供詢價報告，超過20萬元（含）還需要提供中標通知書。
第六條 專項經費報銷時應登陸財務處“綜合財務信息平臺-自助報銷系統”，選擇正確的業務類型，錄入完整的報銷信息，事由言簡意賅，報銷電子發票需錄入票號，特殊情況在備注中說明。出差人員信息應錄入姓名、職稱或職務，以便核對交通工具和住宿標準。首次給校外人員發放勞務或專家咨詢費時，需在勞酬發放系統中錄入姓名、證件號碼（身份證、護照號等）、銀行卡號、開戶銀行等信息。填報人應按照系統提示逐步填寫，完成后打印出報銷單或申報單，粘貼在報銷材料的最上面，以供財務制單使用。
第七條 票據一般指稅務發票、財政收據。發票抬頭為：中國石油大學（北京）。發票票面應包括以下要素：稅務監制專用章（或財政監制專用章）、收款單位發票專用章或財務專用章、所購物品或所接受服務全稱、物品的數量、單價、金額等。凡有下列情況之一的票據，一律不予報銷：
1.單位自制的內部收據（學校內部非法人獨立核算單位除外）、白條；
2.發票專用章或財務專用章不規范；
3.發票票面殘缺、金額大/小寫不相符；
4.發票有涂改、字跡不清楚、書寫不規范；
5.發票商品名稱為圖書資料、辦公用品、耗材、電腦配件、試劑、加工費、測試費等統稱，沒有附加明細清單的（清單需加蓋收款單位印章）；
6.開具內容與經營范圍不符的發票（或收據）；
7.不符合國家規定的其他發票。
第八條 專項經費報銷取得的票據必須真實反映經濟業務活動，并對票據的真實性、合法性負責。同一天同一商家采購同類物品開具若干發票的，無論是否連號均視為同一張發票管理；同一商家采購同類物品開具連號發票的，無論是否同一天均視為同一張發票管理。
第九條 用于報銷的發票丟失的，可使用開票單位發票記賬聯復印件并加蓋發票專用章，附發票丟失說明，并由經辦人和部門主管領導簽字后按照電子發票報銷。
第十條 報銷單據須統一使用財務處報銷粘貼單，粘貼整齊、美觀、分類清楚，數字計算準確。
第十一條 財務人員在報銷過程中要認真審核原始票據，發現問題或有疑議,可要求報銷人員提供補充資料。
第十二條 屬于《中央預算單位公務卡強制結算目錄》范圍的支出以及小額材料費和測試化驗加工費等，應按照規定使用公務卡結算或者到財務處辦理銀行轉賬。因不具備刷卡條件且金額小于1000元的上述支出，經財務處批準可以暫不使用公務卡結算；金額超過1000（含）元的，須辦理銀行轉賬。收款單位與發票開票單位信息應相符。
第十三條 支票、匯票丟失，造成經濟損失的，由責任人承擔有關損失。
第十四條 為了保證資金安全和財產不受損失，原則上要求各單位前來財務處辦理相關業務的人員是本單位正式聘用的職工或取得正式學籍的學生。
第二章 細則
第十五條 支付工程類首付款時，需附合同、詢價報告、裝修改造申請表（3萬至20萬元）或中標通知書（20萬元以上）；支付工程類尾款時，除首付款所需材料外，還需附裝修改造驗收表，大于10萬元的工程還需審計定署表。
第十六條 支付設備首付款時，需附設備請購單、合同、詢價報告（3萬至20萬元）或中標通知書（20萬元以上）。進口設備還需代理公司付款通知單；支付設備尾款時除首付款所需材料外，還需要辦理設備驗收手續，提供設備驗收報告及資產報增單，進口設備還需代理公司的結算通知單。
第十七條 發票票面金額超過1000元（含）的，需附發票驗真單；
第十八條 會議費、培訓費報銷須附會議或培訓通知，通知內容應包含：會議預算、會議時間、開會地點、參會人員、會議內容，并加蓋主辦方公章，以郵件形式通知的，應將郵箱頁面一并打印。會議由第三方公司承辦的，須在會議通知中體現，保證發票開出單位印章與會議通知中一致。
第十九條 機票、火車票、客車票以非北京為起始地往返的，應附情況說明。機票應在政府采購機票管理網站、具有政府采購資質的航空公司直銷機構、機票銷售代理機構購買。機票報銷須附機票驗真單，驗真單上應包含姓名編號、金額、機票已使用等內容；
第二十條 出差期間使用私家車或搭乘其他單位的車輛產生的車輛相關費用不予報銷。無城市間交通費，有住宿發票的，按照住宿發票發放差旅補助；無城市間交通費和住宿發票的，不予報銷差旅費用。
第二十一條 因公出差的交通意外傷害險應隨機票、車票等同時報銷；除特殊需要，如：學生實習、體育比賽等確需購買保險情況外，其他商業保險費一律不予報銷。
第二十二條 因公務在北京市乘坐公共交通工具產生的市內交通費據實報銷，不得采用預存款如一卡通等形式進行報銷；出租車發票為同一輛車、時間連續等不合理情況將不予報銷；高速費須與對應的出租車票一起報銷；北京市往返飛機場、火車站等產生的交通費需要注明事由，如為出差，則需要與差旅費一同報銷，不可作為市內交通費單獨報銷；網絡約車費用報銷時需附行程單明細，如行程與公務無關，不予報銷。
第二十三條 凡因出差預定機票、車票的訂票手續費，按規定給予報銷；因行程取消等產生的退票費附說明后報銷。
第二十四條 對于學生實習、社會實踐等必須要租車前往的，經各二級單位和財務負責人審批，同時須附車輛租賃合同或協議。
第二十五條 因邀請專家講學、調研等產生的異地到京交通費，按照差旅費標準報銷，不再發放補助；邀請赴外地的城市間交通費按照差旅費標準報銷，若已發放相關勞務費，則不予發放補助。因邀請專家發生的相關餐食費用，參照《中國石油大學（北京）公務接待管理辦法（修訂）》、《中國石油大學（北京）工作用餐管理辦法》、《中國石油大學（北京）外賓接待經費管理辦法》等學校相關規定報銷。
第二十六條 出國人員報銷出國費用時須提供以下材料：
1.學校教職工須提供北京市政府任務批件、出票告知單、預算；學生須附《中國石油大學（北京）學生出國（赴港澳臺）任務批件》、出票告知單、預算；
2.護照首頁、簽證頁及進出境記錄頁復印件；
3.各類票據（須用中文注明開支內容、日期、數量、金額、幣種等重要信息）等。
第二十七條 發放評審費、咨詢費等勞務費，活動獎金、補助等原則上均須發放至本人賬號，報銷時務必提供發放說明及收款人的正確賬號及開戶行信息。發放外籍人員的勞務費，須提供邀請函、中國石油大學（北京）短期外國專家聘請備案表、酬金發放表、外籍人員護照首頁復印件、簽證頁復印件及出入境記錄等。
第二十八條 在經費使用范圍內，境內論文版面費報銷須提供錄用通知或繳費通知、發票及論文首頁；境外論文版面費報銷須提供錄用通知或繳費通知、支付記錄、形式發票或收據、論文首頁以及支付當日中國銀行外幣兌換人民幣現匯賣出價，其中外文材料需提供重點內容的簡要翻譯。如論文錄用單位與發票開具單位不一致，須提供相關材料說明。
第二十九條 除固定辦公電話外，其他電話費一律不予報銷，報銷時應附費用明細，預存電話費一律不予報銷
第三十條 自行繳納專利申請費的，報銷時須提供國家專利局的繳費通知單；委托代理機構辦理的，提供收費通知單。專利申請費報銷時須附預算，專利年費不予報銷。
第三章 附則
第三十一條 對于違反本規定的經濟行為，嚴格按照《中國石油大學（北京）關于違反財務報銷及財經紀律的處理規定（暫行）》（中石大京審〔2015〕7號）有關規定處理。
第三十二條 本辦法自發布之日起施行，之前印發的《中國石油大學（北京）專項經費報銷實施細則》（中石大京財〔2014〕7號）同時廢止。學校其他部門修訂相關文件，按照新文件執行。
第三十三條 本辦法由財務處負責解釋。