各位學院兼職檔案員:
檔案館擬于6月28日-29日開展2023屆本科畢業生成績單的歸檔工作。請督促本學院負責此項工作的教職工于6月29日前完成相關工作。
歸檔要求如下:
1.將成績單以班級為單位分開放置。
2.每個班級成績單需按照學號順序排列,并附目錄,目錄內學生順序應與成績單排序一一對應,目錄需包括序號、學院、專業、班級、學號、姓名、備注等基本信息列(詳見附件1),并加蓋學院公章。
3.每個班級成績單需附卷內備考表一張(詳見附件2),其中立卷人、檢查人及時間需要填寫,立卷人為整理及歸檔人,檢查人為學院負責此項工作的教職工。
4.電子版目錄與存檔目錄一致,需在上交歸檔材料前OA發送給檔案館畢然老師。
5.成績單歸檔交接需要進行核對,每個班級大約需10分鐘,請各學院合理安排時間。
特別說明:
在開展本次成績單歸檔工作過程中,將從教務系統對電子版成績單批量導出進行歸檔,電子版成績單數據導出工作將于6月26日進行。為保證系統導出的電子版成績單與學院提交的紙質版成績單一致,請各學院于同一天(6月26日)完成成績單數據導出或在線打印。
教務系統成績單兼具在線打印和下載數據后打印兩種功能,各學院如果覺得打印時間緊張,可以先下載成績單數據,再于蓋章之前完成打印工作。請務必在規定時間(6月26日)開展此項工作!

注:為避免人員聚集,并提高工作效率,請各學院按照表格安排時間完成移交,如有特殊情況可電話協商。
聯系人:畢然,電話 :89733290。
中國石油大學(北京)檔案館
2023年6月20日