各位學院兼職檔案員:
您好!
檔案館擬于12月11日-13日開展2023級本科生入學登記表歸檔工作。辛苦各位老師督促本學院輔導員于規定時間完成相關工作。
歸檔要求如下:
1.因入學登記表包含學生照片,為保證后期利用,請各學院以彩色方式打印。
2.將入學登記表以班級為單位分開放置。
3.每個班級入學登記表需按照學號順序排列,并附目錄,目錄內學生順序應與登記表排序一一對應,目錄需包括序號、學院、專業、班級、學號、姓名、備注等基本信息列(詳見附件1),由輔導員簽字并加蓋學院公章。
4.每個班級入學登記表需附紙質版卷內備考表一張(詳見附件2),其中立卷人、檢查人及時間需要填寫,立卷人為整理及歸檔人,檢查人為輔導員。
5.電子版目錄與存檔目錄一致,需在上交歸檔材料前OA發送給檔案館畢然老師。
6.入學登記表歸檔交接需要進行核對,每個班級大約需10分鐘,請各學院合理安排時間。
各學院移交時間安排表
序號 |
時間 |
學院 |
1 |
12月11日(星期一)上午 |
地球科學學院 石油工程學院 |
12月11日(星期一)下午 |
化學工程與環境學院 理學院 |
2 |
12月12日(星期二)上午 |
機械與儲運工程學院 碳中和未來技術學院 |
12月12日(星期二)下午 |
地球物理學院 外國語學院 安全與海洋工程學院 |
3 |
12月13日(星期三)上午 |
新能源與材料學院 經濟管理學院 |
12月13日(星期三)下午 |
信息科學與工程學院/人工智能學院 馬克思主義學院 |
注:為避免人員聚集,并提高工作效率,請各學院按照表格安排時間完成移交,如有特殊情況可電話協商。聯系人:畢然,電話:010-89733290。
感謝各位老師對檔案歸檔工作的大力支持!
中國石油大學(北京)檔案館
2023年12月1日