磁性載體檔案管理與保護規范
（國家檔案局1996-02-26發布，1996-10-01起實施）
1標準
本標準規定了對磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案的管理、貯存與保護等諸環節的要求。本標準適用于機關、團體、企事業單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與保護。不適用于計算機光盤、激光視盤和激光唱盤。
2引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中的引用而構成為本標準的條文。在標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討、使用下列標準最新版本的可能性。
GB1989-80信息處理交換用七位編碼字符集在9磁道12.7mm磁帶上的表示方法
GB7309-87盒式錄音磁帶總技術條件
GB7574-87信息處理-信息交換用的磁帶標號和文卷結構
GB8566-88計算機軟件產品開發文件編制指南
GB9385-88計算機軟件需求說明編制指南
GB9386-88計算機軟件測試文件編制規范
GB9416.1-88信息處理數據交換用130mm改進調頻制記錄的位密度為7958磁道翻轉/弧度、道密度為1.9道/毫米的雙面軟磁盤第一部分：尺寸、物理性能和磁性能
GB11956-89高速復制錄音磁帶
GB/T14306-93VHS盒式錄像磁帶
GB14307-93錄像磁帶性能測量方法
3定義
本標準采用下列定義：
3.1磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。
3.2磁性載體檔案
磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的磁性載體文件。
3.3軟件
軟件系指計算機程序和相應的數據及其它文件，包括固件中的程序和數據。
3.4軟件文件
軟件文件指軟件的書面描述和說明。它規定了軟件的功能、性能、組成及軟件設計、測試、維護和使用方法。
3.5保管單位
保管單位系指一組具有有機聯系的、價值和密級相同或相近的文件材料的集合體。本標準規定的保管單位形式為盒、盤等。
4積累
4.1磁性載體文件的積累工作由文件形成部門負責，確保積累文件內容的完整性、準確性。檔案部門負責監督、檢查、指導。
4.2磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件同時積累并進行登記。
4.3磁性載體文件形成部門對已形成的磁性載體文件應同紙質文件一樣及時整理，同一盤(帶)中存放多份文件的應建立磁性載體文件目錄清單(格式見表l)。
4.4軟件文件的積累范圍是軟件生存期各階段形成的文件，各階段形成的文件執行GB8566-88、GB8567-88、GB9385-88和GB9386-88的有關規定。
4.5磁性載體文件的更改單、版本更新通知都應積累、登記。
5磁性載體文件的歸擋要求
5.1磁性載體文件形成部門負責對需要歸檔的磁性載體文件進行整理、編輯，根據本單位情況，待項目結束后將磁性載體文件按照GB1989-80、GB7574-87和GB9416.1-88轉換成標準格式，一式兩份(A，B盤)，及時向檔案部門移交歸檔。
5.2歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關的設備上演示或檢測，運轉正常，無病毒，清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內容的準確性。
5.3歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質量，應分別符合GB7309-87、GB9416.1-88、GB/T14306-93的規定。
5.4同一項目同一類別的磁性載體文件應存貯在同種磁性載體上。
5.5應將4.3中建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。
5.6歸檔的磁性載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明。
5.6.1磁帶(軟磁盤)需簡要說明帶(盤)中存貯文件的內容、運行的軟、硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等。
5.6.2錄像片需簡要說明該片的內容、制式、語別、密級、規格和放映時間。同時，還應歸檔一套可供借閱的備份錄像片。
5.6.3錄音帶需簡要說明講話內容、講話人姓名、職務、錄制日期、密級等。
6磁性載體檔案的管理
6.1磁性載體文件的歸檔工作應執行國家、單位的有關規定和本標準規定。
6.2磁性載體文件的歸檔與管理工作應遵循集中統一、確保安全、便于利用的原則，由各單位的檔案部門歸口管理。
6.3磁性載體文件管理應重視磁性載體的選擇，禁止使用劣質磁盤、磁帶、錄象帶、錄音帶作載體。
6.4嚴格做好磁性載體檔案的保密工作。
6.5應將5.1中歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借。
6.6各級檔案部門應建立磁性載體檔案的借意味制度，嚴格審批借閱審批手續。
6.7借閱和歸還磁性載體檔案時，按規定進行質量檢查、驗收。
6.8歸檔的磁帶（軟磁盤）必須貼上標簽。
6.8.1磁帶(軟磁盤)套、盒上需標注帶（盤）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數、密級、編制人、編制日期等標識。
6.8.2錄像帶盒上需標注帶編號、檔號、片名、放映時間、攝制單位、攝制日期、規格、制式、語別、密級等標識。
6.8.3錄像帶盒上需標注帶編號、檔號、講話人姓名、職務、主要內容和錄制日期、密級、講話時間等。
6.9在貯存磁性載體檔案的同時，應保存有關磁性載體檔案的文字資料，內容包括：寫操作日期、系列號、文件號、記錄密度模式、當前目錄、狀態、生產者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內容。不得用鉛筆或水溶性墨水書寫。
7磁性載體檔案貯存與保護
7.1貯存前的準備
7.1.1長期貯存的磁帶性能要求
應使用有背涂層的磁帶；被存磁帶不應損壞、污染；磁帶上不允許有皺折；磁帶應纏繞在鋼性輪轂上，絕不能纏繞在有橡膠鈾套的輪轂上，并且應卷繞平整、松緊適度。錄像帶、錄音帶各項指標應符合GB/T14306-93、GB7309-87、GB11956一89的要求。對磁帶的篩選參見附錄A。
7.1.2貯存前的物理準備
a.長期貯存的磁性載體檔案的信息要用經過調整、清潔的設備錄制。
b.貯存前，檢查磁帶纏繞是否規整、邊緣有無損壞，并應將磁帶在存儲環境中平衡1－3天，然后在全長度上使用清潔機慢速、均勻、連續地重新纏繞，纏繞張力為1.7～2.2N(牛頓)。
c.應將磁帶在干燥的環境中(相對濕度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和劑、潤滑劑揮發。
7.2貯存
7.2.1庫房溫、濕度要求
溫、濕度變化范圍：應在溫度15～27℃、相對濕度40～60%范圍內選定一組值，一旦選定，在24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%。最佳環境溫度是l8℃、相對濕度是40%。
7.2.2清潔管理要求
a.不要用手觸摸磁帶(軟磁盤)，應帶非棉制手套操作；
b.不要使磁帶(軟磁盤)接觸不清潔表面，如地面、桌面等；
c.裝磁帶(軟磁盤)的裝具應潔凈無塵；
d.庫房地面不應打蠟、鋪地毯；
e.吸塵器的排出氣應通向專用容器或庫房外；
f.庫房中禁止使用打印機。
7.2.3風壓要求
庫房宜保持為正壓，減少灰塵對環境的污染，庫房中應無腐蝕性氣體，并保證通風良好。
7.2.4防水要求
庫房內的設備要避免水淹，磁帶(軟磁盤)架最低一層擱板應高于地面30cm以上。
7.2.5防火要求
a.庫房及裝具應使用耐火材料，庫房內及附近不得有易燃物品；
b.庫房內嚴禁出現明火；
c.庫房中應備有C02型滅火器；
c.庫房物品如紙張、木材、洗滌液等應盡量少，并且應擺放整齊，不能有路障；
d.對重要檔案應專柜存放。
7.2.6防磁要求
a.磁性載體檔案與磁場源(永久磁鐵、馬達、變壓器等)之間的距離不得少于76mm；
b.可使用軟磁物質(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構成容器、箱柜，對磁場進行屏蔽；
c.磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應距容器外壁至少76cm；
d.使用無屏蔽的容器運輸時，磁性載體檔案距容器外壁至少76cm；
e.不得將任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘等）帶入庫房；
f.在存有重要檔案的庫區，應設置測磁設備，以查出隱蔽的磁場。
7.2.7防紫外線要求
不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。
7.2.8放置要求
磁帶(軟磁盤)應放入磁帶（軟磁盤）盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置。
7.2.9保養及維護
應定期保養及維護磁性載體檔案，并應建立磁性載體檔案檢測、保養卡(格式見表2)，包括：
a）清潔
要保證磁帶機、軟盤驅動器、清洗機的清潔，除要定期清洗磁帶外，當發現運行磁帶(軟磁盤)有碎片脫落時，應立即對全系統進行清洗，磁帶盤、磁帶盒清洗溶劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風良好的環境中操作。
b）倒帶
1)倒帶間隔
在溫度為18±1℃、相對濕度為40±5%的環境中貯存的磁帶，建議倒帶間隔為3.5年。如果不能保持上述溫、濕度范圍，倒帶間隔應視保存環境不同相應縮短。
2)倒帶卷繞張力
倒帶速度要慢，張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓)，倒帶后，磁帶要保持在標準的讀/寫(錄/放)狀態。
c）檢查及修復
檢查及修復包括：磁帶(軟磁盤)外觀檢查、計算機磁帶漏碼/誤差檢查及受損磁帶(軟磁盤)修復。遭受高溫、水泡的磁帶，其處理方法見附錄B.
d）復制
1)每年對大型磁性載體檔案按3%的比例隨機抽樣讀檢，如發現有永久誤差，則應對整套磁性載體檔案重新檢查，對發生永久誤差的磁性載體檔案進行復制；
2)極重要磁性載體檔案的復制周期由單位自定；
3)正常保存的磁性載體檔案，可每10年復制一次。
7.3再使用
磁性載體檔案再使用場所的溫度、相對溫度與庫房的溫度、相對濕度相差范圍應分別為±3℃、±5%。否則，應在再使用前，將計算機磁帶在使用環境中平衡3天以上，錄音帶、錄像帶需平衡24小時以上。在讀帶前還應將磁帶按正常速度全程進帶、倒帶各兩次。
7.4運輸要求
7.4.1磁帶(軟磁盤)應封裝在塑料袋中，再放入容器里運輸，運輸時要輕拿輕放，嚴禁劇烈震動和翻滾。
7.4.2應防潮、防曝曬、防重壓。
7.4.3運輸環境的溫度、相對濕度范圍分別為4～32℃，20～80%。
7.4.4應避免使用金屬探測器進行探測(X射線除外)。
7.5特殊要求
除遵守前面各項內容外，還應注意：
7.5.1磁帶
a.拿取卷軸時，要拿輪轂處，不要擠壓法蘭盤；
b.剪掉磁帶末端已經損壞的部分；
c.不能將磁帶末端接觸臟的地方(如：不能將磁帶拖到地面上等)；
d.應仔細將磁帶裝在卷軸上，防止它的末端皺折；
e.開始記錄之前，應留出不少于1m的空白帶；
f.至少用15分鐘時間運轉磁帶，檢查帶邊的卷曲情況，并觀察裝在卷軸上的磁帶是否平坦整齊，帶邊有任何變形跡象都是不允許的；
g.貯存前應將磁帶在貯存環境中重新卷繞。
7.5.2軟磁盤
a.不要彎折軟磁盤；
b.不要用橡皮筋、曲別針來固定軟磁盤的紙套；
c.應先將標簽寫好，再貼到軟盤上。如軟盤上已有標簽，不要用硬筆如圓珠筆在盤上寫；
d.軟磁盤上不能放置重物；
e.如要修改盤上標簽內容，應劃改。
7.5.3錄像帶
除遵守前面各現內容外，還應注意，不要將錄像帶放在電視機殼頂上。
7.5.4磁帶機、軟盤驅動器及工作間
應定期檢查及清洗磁帶機、軟盤驅動器；磁帶機及軟盤驅動器應放在上風口，而易產生碎屑的設備如打印機、穿孔機等應置下風處。工作間的要求見附錄C。
7.5.5磁性載體檔案數據的保護
a.避免機械原因損壞磁帶、軟磁盤；
b.在使用時，嚴格遵守操作規程；
c.避開強磁場；
d.使用工具軟件查閱文件內容時，應謹慎，防止破壞文件。
表1磁性載體文件目錄清單（略）
表2磁性載體檔案檢測、保養卡（略）
附錄A篩選劣質磁帶的試驗
作為長期貯存，絕不能用劣質磁帶，用下述方法可確定出粘合劑質量特別差的磁帶?？筛鶕枰獜拿恳慌艓е须S機選取若干盤進行試驗，步驟如下：
1、檢查室內環境下錄像帶的RF(射頻)幅度和失落率、計算機磁帶的漏碼率；
2、在相對濕度為80～95%、溫度為49～55℃件下放3天；
3、再在室內環境下放置至少24小時；
4、再檢查RF的幅度和失落率，測量方法參見GB/T14307-93；檢查計算機磁帶的漏碼率。
好的錄像帶RF失落率應不大于最初失落率的兩倍；好的計算機磁帶的漏碼率應不大于最初漏碼率的一倍，而且氧化物層脫落跡象很小。
附錄B磁性載體檔案遭受高溫、水泡后的處理方法
Bl高溫
磁帶經受高溫后，首先應在室溫環境下穩定幾天，然后在磁帶機上慢速運轉，并轉錄到另一盤磁帶上，將二者同時保存。
B2水泡
如磁帶被水浸泡，應先用無纖維毛巾將磁帶擦干，然后在溫度約為50℃的烘箱內懸掛3天，再在正常室溫下放置2小時.用磁帶機纏繞2次后方可使用，并且應復制。
附錄C工作間要求
對工作間的要求如下：
1、工作間應是清潔的，且溫、濕度可控；
2、工作間應使用穩壓、穩頻電源；
3、直接工作區內禁止吸煙、喝飲料及吃食品；
4、卷軸(包括空軸)應放在專門的保護容器內；
5、不應把磁帶(軟磁盤)放在熱的地方，比如接近熱源或陽光直射處；
6、定期對工作間的磁帶機、軟盤驅動器的機械、電氣部分進行系統的檢查；
7、應保持磁帶機、軟盤驅動器全部磁帶、軟磁盤接觸面的清潔；
8、工作間應備有磁帶清洗機和檢驗器，并用來清潔和卷繞磁帶。
