歸檔，就是各單位在活動中不斷產生的文件，處理完畢以后，經由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存的過程。
各單位檔案員（或兼職檔案員）首先要明確自己的歸檔范圍。歸檔范圍的確定歸根結底可以用“以我為主”為原則。所謂以我為主，也就是要抓住文件材料所記述和反映的內容與本單位的關系。凡是記述和反映本機關、本單位職能活動和歷史面貌的文件材料，包括本機關、本單位形成的制定的正式文件、會議文件、內部使用文件，包括本機關、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍，凡是與機關、本單位職能活動無關的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。
不屬于歸檔范圍的文件包括：
- 上級機關普發的供參閱、不辦的文件；
- 上級機關發來供工作參考的抄件；
- 上級機關征求意見未定稿的文件；
- 無查考價值的事務性、臨時性文件；
- 重份文件；
- 未經會議討論、未經學校領導審閱、簽發的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對稿（學校主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；
- 從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料；
- 無特殊保存價值的信封，一般性表態,詢問一般性問題，提出一般性建設性意見的人民來信；
- 學校內部互相抄送的文件材料，無須回復的行文、介紹信等；
- 為參考目的從各方面收集的文件材料；
- 本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料；
- 非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料；
- 未生效的合同、協議、單據。
不屬于歸檔范圍的文件，并非就可以任意銷毀，只是他們的價值相對較輕，不足以進入學校檔案館保管，但很多仍然在一段時間內對本單位工作有指導、借鑒意義，因此對不屬于歸檔范圍的文件也要區別對待，進行合理合法的處置。
- 如有些通過本機關工作人員外地或國外參觀、考察搜集而來的，雖不記載和反映本機關的職能活動，但對發展本地區、本系統文化、科學、技術和經濟建設有參考價值的文件材料，包括復印件和重份，可作為資料由有關業務部門自行管理；
- 如有些同級機關和非隸屬機關的文件材料或抄送本機關而不需辦理的文件材料，若對本機關研究某項工作有一定的借鑒作用者，也可作為參考資料由有關業務部門或綜合部門暫存備用；
- 又如上級和本級制定的一些正在執行或需長期執行的重要法律法規和方針政策性文件，除按規定歸檔的份數外，其不應歸檔的重份文件也應視情況由各部門作依據性資料保存一段時間，以便于工作中隨時、查考。
就是說，有些不屬歸檔范圍而工作中不需要查考的文件材料，應作為資料保存一段時間，以避免因需要參考卻已銷而不得不重新收集、復印，造成不必要的浪費現象。因此，對不歸檔文件應按兩種情況，分別處理。一是留在部門或個人手中作為資料保存，二是銷毀。不論是保存還是銷毀，都必須納入統一的管理制度，由檔案部門或檔案人員監督實施。
學校綜合檔案室給每個立卷單位都制定了較詳細科學的歸檔范圍（詳見《中國石油大學（北京）紙質黨政檔案立卷歸檔細則》和《中國石油大學（北京）紙質教學檔案立卷歸檔細則》），并在實際工作中不斷根據兼職檔案員的反饋進行修訂，兼職檔案員應積極配合學校檔案室的工作，認真按照歸檔范圍做好平時文件的分類和積累。
立卷分類有以下三種方法：
- （1）分年度：先將文件按其形成或針對的年度分開，一般將文件歸入文件形成年度。
- （2）分問題：將文件按其內容所反映的問題、事物分開。
- （3）分期限：將文件按照規定的不同保管期限分開。
- 以上三種方法使用的步驟是：
- 分年度—→分問題—→分保管期限
- （1）將文件材料按其形成或針對的年度分開，根據文件材料的不同特點，可采用自然年度、教學年度、會計年度分別歸入不同年度。
- （2）在分年度的基礎上，將文件材料按《高等學校檔案實體分類法》中確定的十個類別分開。
- （3）將類別理順的文件材料按其內容所反映的問題、事物分開。
- （4）最后將文件材料按照規定的不同保管期限分開。
在歸檔過程中，可能遇到一些跨年度的文件，這些文件應該如何分類呢？一般而言，我們遵循以下的規則：
- （1）跨年度的請示與批復，歸入批復年度；
- （2）跨年度規劃、計劃，一般歸入文件內容針對的第一個年度；
- （3）跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；
- （4）跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；
- （5）跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；
- （6）法規性文件歸入公布或批準年度；
- （7）教學類文件按學年歸檔，財會檔案文件按會計年度歸檔。
同一類的文件重要性有大有小，這就需要兼職檔案員們對手中的文件進行價值的判斷和劃分保管期限的工作。
檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（15年以下）三個級別
- （1）能夠反映學校教學、科研、管理活動和歷史面貌，對學校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久；
- （2）反映學校一般工作活動，在長時期內對學校和社會有查考利用價值的，列為長期；
- （3）凡在短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期。
- 具體內容參見《中國石油大學（北京）紙質黨政檔案立卷歸檔細則》和《中國石油大學（北京）紙質教學檔案立卷歸檔細則》。
分類完畢的文件積累到一定數量就可以組合成案卷了，組卷的時候要遵循以下一些立卷原則：
- （1）一般應以問題為主，兼顧其它特征，使之聯系緊密，分級適當，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
- （2）同一內容的文件材料組成一卷或數卷，每卷不超過100個自然頁，即100張A4幅面大小的紙張。
- （3）會議文件，按會議的屆次組合，根據文件的數量，可一會一卷、一會數卷。例行系列性會議，如每周一次的例會，可數會一卷。
- （4）非訴訟案件材料，按問題，可以一案一卷或一案數卷。
- （5）重要的人民來信可按信件作者、信件的處理形式或信件所反映的問題組合；文件數量較少時也可按時間進行組合。
- （6）統計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據文件的數量，可組成一卷或數卷。
- （7）學校管理和業務活動形成的業務文件、調研材料等，一般按單一問題組合。
- （8）同一問題的請示與批復、轉發件與原件應組合在一起。
- （9）工作計劃、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合。
- （10）簡報、內部刊物可按名稱一期一卷或數期一卷。
將文件分好卷后，同一卷內的文件排列也要遵循一定的規則：
- 卷內文件材料要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列。
- 文字材料的檔案按問題、時間或重要程度排列。密不可分的文件材料應放在一起歸檔，其排列順序為：
- 批復在前，請示在后；
- 正件在前，附件在后；
- 正本在前，定稿在后；
- 定稿在前，歷次重要修改稿在后；
- 非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在后；
- 轉發件在前，被轉發件在后；
- 其他文件材料按時間順序排列。
卷內文件排列好之后，兼職檔案員可以開始編制頁號。具體做法是：凡是頁面上有內容的頁都要編號，空白的頁不用編號，頁號要求用*鉛筆*標在頁面遠離裝訂線的一側上角。編好頁號之后，可以通過南大之星檔案管理系統軟件進行卷內文件目錄的錄入。
錄入信息應包括一級目錄、二級目錄、實體分類號、案卷/件號、保管期限、密級、正題名、責任者、頁數、單位、時間、載體、文本、份數、輸入員等信息，有電子文檔的應上傳電子文件。
卷內文件目錄格式：
- 卷內文件目錄由以下幾部分組成：
- （1）順序號：以卷內文件排列先后順序填寫，如1、2、3……。
- （2）文號：文件制發機關的發文字號，如中石大京辦〔2011〕1號。
- （3）責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者，如本科生成績單檔案，責任者為教務處。
- （4）題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，并盡可能詳細、全面反映文件內容。
- 會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的對應關系。
- （5）日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數的右下角加“.”號，如2004.3.30。沒有責任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，及時補上。
- （6）頁數：卷內有文字的頁面均應編號，頁數為每卷（件）檔案所包含的頁數。
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序號
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文號
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責任者
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題名
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日期
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頁數
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1
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中石大京辦〔2011〕1號
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校長辦公室
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關于×××××××××××××的通知
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20110223
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2
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2
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中石大京辦〔2011〕2號
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校長辦公室
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關于×××××××××××××的通知
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20110420
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5
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3
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中石大京辦〔2011〕3號
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校長辦公室
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關于×××××××××××××的通知
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20110503
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9
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4
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中石大京辦〔2011〕4號
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校長辦公室
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關于×××××××××××××的通知
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20110603
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3
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5
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案卷除了最前面有卷內文件目錄以用來指示本卷的內容，在卷末還有一張卷內備考表，用來簡要說明案卷處理過程。
卷內備考表內包括以下內容：
- （1）本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發生或發現的問題由有關檔案管理人員填寫并簽名標注時間。
- （2）立卷人：由組成本卷的責任者簽名。
- （3）時間。
- （2）檢查人：由組成本卷的單位負責人簽名。
- （3）時間。
由于我校使用南大之星檔案管理系統可以自動生成卷內文件目錄，因此兼職檔案員可以在文件編號完成以后，根據案卷實體登錄南大之星檔案管理軟件進行案卷和文件信息的著錄（有關如何進行著錄，另文在“軟件使用”欄目下說明），由系統自動制成卷內文件目錄。
- 進行立卷的全部文件要首先去除金屬裝訂物，然后再統一裝訂。
- 裝訂線距頁邊1.5厘米左右，以訂齊全部材料，同時不覆蓋正文內容為原則。對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；字跡模糊的應復制與原件放在一起，不是中文的文件材料應有翻譯件附后。
案卷整理好后，在案卷封皮上寫案卷標題。
- 案卷標題應該簡明確切、體式一致。一般以“年度”＋“主要責任者”＋“內容（事由）”＋“名稱（文種）”為標準形式。部分案卷題名也可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號及名稱。一般寫在卷面，不超過50字。
- 除會議文件外，一般不得使用××文件材料，如“學校辦公室文件材料”、“××學院文件材料”等含混的標題；除一般函件外，不得使用××往來文書如“教育部往來信件”等標題；除非訴訟案件材料外，不得用“×××案件”作為標題。
標題樣例：
- 2002-2003學年校長辦公會記錄
- 2001年學校分房問題群眾來信材料
- 研究生院2001級博士生個人培養計劃
- 國家教委、北京市招辦1995年關于研究生招生和錄取工作的通知
- 成教學院北京分院2001屆會計學本科畢業生學士學位名單、學位申請表
- 研究生院2003-2004學年第一學期研究生課程開課目錄
- 科研處1996年北京市教育科學規劃研究課題申請書
最后成型的案卷應該達到以下質量要求：
- （1）案卷大小適宜
- 紙張大小以A4紙幅為標準。超過規格的圖紙、圖表等文件材料應采用手風琴方式進行折疊。
- （2）案卷厚薄要適宜
- 卷內文件的數量一般不應超過200個自然頁，最多不應超過400頁，即400張A4幅面大小的紙張。對同一問題文件數量多的，宜酌情適當分卷。問題單一、文件數量少者可組薄卷，嚴禁跨類組卷。
- （3）卷內文件保管期限要統一
- （4）編制頁碼
- 裝訂的案卷各頁面只要有字跡的，均應依次在非裝訂線一側下角編頁號；不裝訂的案卷，應在每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。
- （5）認真填寫卷內文件目錄、備考表
- 卷內文件目錄、備考表、案卷標題的書寫均應用碳素墨水、藍黑墨水或激光打印，禁止用鉛筆、圓珠筆和彩筆。
案卷整理完畢，兼職檔案員就可以和檔案館人員約定具體的歸檔交接時間進行檔案的移交。
（1）歸檔時間
- ①學校黨群、行政、財會、后勤服務等能按年度歸檔的部門，應在次年六月底前將上一年度形成的文件材料歸檔。
- ②教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。
- ③各學院畢業生成績總表和畢業照片（分班級），應在畢業生離校后一個月內歸檔。
- ④專題性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔；全校性重大活動，應在完成后的一個月內歸檔。
- ⑤突發性事件形成檔案，在事件結束后，即時歸檔。
（2）歸檔手續
- 立卷部門整理好案卷，學校檔案館派人檢查合格后，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題，卷內文件頁數，案卷數量，移交時間，交接雙方要簽名。
