您需要提交的材料請參照國際合作與交流處網站教職工出國辦理流程頁面。您還需要注意以下幾點：
處級干部須提前在校園門戶請假系統中請假，準假后打印請假條同申請材料一并交至國際處。
邀請函除必須寫明任務時間、地點、內容，還需有邀請方的地址、電話等聯系方式和邀請人簽字。
若您出國參加學術會議并有論文發表，請您一并附上論文錄用函（或郵件截圖），或提交出訪必要性說明。
申請赴日本的材料略有不同，需提供日文招聘理由書、停留日程表、邀請人在職證明（若為個人邀請）。
申請赴俄羅斯時，需提供俄文邀請函原件，邀請時長必須與出訪日程完全一致，即邀請時長是實際出發日期至實際抵京日期，且邀請函必須包含被邀請人姓名、出生日期、性別、國籍、旅行證件號碼、訪問目的、入境次數、邀請單位地址、邀請函簽署人姓名及職務。